[Parole d’expert] Contrôle des coûts d’une flotte mobile : la galère ?

Contrôler les coûts d’une flotte de mobile peut être un vrai casse-tête pour une entreprise.  Comment éviter les dérapages incontrôlés sans brider les utilisateurs ni mettre en danger les données de l’entreprise ? Comment gagner en visibilité sur sa prochaine facture ? Pour Damien Heitzmann, responsable marketing Enterprise Mobility Management chez Orange Business Services, le sujet peut effrayer mais des solutions existent pour maîtriser intelligemment les coûts d’une flotte mobile. 

« La facture liée au mobile est un sujet anxiogène »

Si l’entreprise maîtrise pleinement les investissements qu’elles décident de réaliser (acheter des terminaux, investir dans une solution, etc.), en revanche, elle ne contrôle pas toujours les factures liées aux consommations des collaborateurs. « La facture mobile effraie les services financiers car il est difficile de prédire les usages d’un salarié avec son mobile pro » explique Damien Heitzmann.

Face à ce manque de prédictibilité, les dirigeants de l’entreprise s’interrogent : comment maîtriser les dépenses de mes utilisateurs mobiles ? Quel niveau de contrôle dois-je leur imposer ? « Aujourd’hui fort heureusement, de nombreux forfaits entreprises embarquent une grande quantité de gigas  avec des illimités sur les SMS et les appels, ce qui permet de limiter les débordements qui existaient auparavant». Si le coût du forfait est bordé, les éventuels dépassements peuvent cependant demeurer une source d’inquiétude.

« J’ai investi dans des mobiles haut de gamme, je veux que mes salariés s’en servent »

Dans les récentes études menées par Orange auprès de ses clients, on constate que la taille de l’entreprise joue dans la prise de décision. Les entreprises de petite taille ont tendance à considérer que les mobiles et leurs forfaits associés représentent un investissement utile. « Le raisonnement du dirigeant de TPE/PME sera donc le suivant : « J’ai investi dans des mobiles haut de gamme, je veux que mes salariés s’en servent au maximum, que ce soit pour envoyer un fichier à un collègue ou pour communiquer sur les réseaux sociaux ou regarder la communication d’un concurrent sur Youtube. En revanche, je dois être capable de prévoir où je vais si mon commercial se déplace à l’étranger pour négocier un contrat ou si j’équipe un nouveau collaborateur d’un mobile ». La petite structure cherche est donc plus encline à encourager l’usage du mobile qu’à « fliquer » ses usagers, mais elle a besoin en revanche d’en mesurer l’impact financier.

 « J’ai besoin de maîtriser globalement les coûts de ma flotte mobile »

Du côté des entreprises de plus grande taille, la logique devient différente : celles-ci ont besoin de contrôler plus globalement leur flotte mobile et d’en maîtriser les coûts et usages. Le gestionnaire de flotte aura une propension à à rappeler à ses utilisateurs les règles liées à l’usage de leur mobile (interdiction de composer des numéros surtaxés ou d’utiliser son mobile pro à l’étranger par exemple). « A ces entreprises, nous proposons à travers nos solutions d’Entreprise Mobility Management des outils pour contrôler leurs coûts, en limitant certains types d’appels ou l’utilisation de la data à l’étranger,  etc. L’arbitrage de ces limitations et usages va donc dépendre de la stratégie de chaque entreprise ».

Vers une approche granulaire de la gestion de flotte mobile 

Avec l’Eurotarif, le tarif des communications en Europe devient le même qu’en France. Les entreprises peuvent désormais mieux anticiper les coûts de leur flotte en roaming. Néanmoins, même si les coûts de ces communications sont limités, leurs usages restent à superviser. « Chez Orange, la gamme Telecom Expense Management permet ce type de contrôle : non seulement grâce à la consultation et l’analyse de factures mais aussi grâce à des outils innovants développés avec notre équipe D2M qui permettent une approche plus granulaire capable d’examiner les besoins métier de chaque utilisateur ».

 « Le défi actuel :  obtenir l’adoption par les salariés » 

La stratégie qui consiste à brider les usages semble donc dépassée à l’heure actuelle. Si l’utilisateur est bloqué à un moment donné de son parcours, il risque tout simplement de ne plus utiliser le mobile de l’entreprise. Dans ce cas, l’investissement est perdu. Le défi actuel consiste donc plutôt à obtenir l’adoption par les salariés. Or, « cette adoption n’est plus seulement l’affaire du contrôleur de gestion. Il devient également celle des équipes métiers avec qui il faut désormais travailler pour intégrer dans la logique de contrôle des coûts les usages mobiles des utilisateurs » conclut Damien Heitzmann.

Séverine Ghys

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