GDPR : comment s’y conformer avec une solution GED ?

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Le Règlement Général sur la Protection des Données, (Règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016), aussi connu sous le nom de GDPR, entraine un grand bouleversement en matière de protection des données à caractère personnel. Les entreprises européennes ont jusqu’au 25 mai 2018 pour être conformes.La mise en place d’une solution GED peut être un moyen plus qu’efficace pour répondre aux attentes de cette nouvelle règlementation.

Que faire pour se conformer au GDPR ?

Les enjeux juridiques sont importants avec l’instauration de cette loi et les changements de l’organisation votre entreprise vont être nombreux pour s’y conformer.Cette nouvelle législation va imposer que les technologies de gestion de l’information utilisées au sein de votre entreprise permettent d’assurer la confidentialité et la traçabilité des données.Quelques conseils : commencez par recenser l’ensemble de vos traitements contenant des données à caractère personnel, vérifiez si leurs accès sont suffisamment sécurisés, chiffrez ses données si cela est nécessaire, vérifiez que vous avez bien obtenu le consentement des personnes qui ont fourni ces données, évaluez le niveau et la fiabilité des protections que vous avez mis en œuvre par rapport à la sensibilité des données…Différents aspects sont à analyser avec l’entrée en vigueur du GDPR, tels que le droit à l’oubli, le droit d’accès, le droit à la portabilité des données ou encore la notification de violation. La meilleure solution pour se conformer à la loi est d’utiliser un système de Gestion Electronique de Documents (GED) qui vous permettra de stocker, gérer et sécuriser vos documents tout en assurant le suivi des documents électroniques. Avec une solution GED, les étapes sont simplifiées et vous permettent de gagner un temps précieux.

Open Bee : la solution GED adaptée à la GDPR

Open Bee est une solution de gestion électronique des données qui vous permet d’accéder à tous vos documents en un seul clic. Performante et intuitive, Open Bee est en accord avec la législation française et bénéficie de la certification NF Composant Coffre-Fort numérique. Avec Open Bee, vous organisez tous vos fichiers et vous les partagez très facilement avec l’ensemble de vos collaborateurs suivant leurs droits d’accès. De plus, toutes les actions des utilisateurs sont enregistrées, ce qui permet une traçabilité complète sur tous les documents. En mettant en œuvre une véritable politique de gestion électronique des documents, vous pouvez assurer la confidentialité des données. Sans oublier que la dématérialisation des documents permet d’accéder à toutes les informations enregistrées depuis n’importe quel lieu. Open Bee est une solution GED qui permet une optimisation du travail tout en induisant une réduction des coût non-négligeable. De manière intuitive et selon la demande, la solution s’exporte sur tous les formats et s’adapte à vos besoins.
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